Organisation administrative et secrétariat à distance pour TPE et PME
Vous manquez de temps pour classer vos documents, suivre vos dossiers et répondre aux demandes administratives ? Solyt’Gestion vous accompagne dans l’organisation administrative de votre TPE ou PME et la prise en charge des tâches convenues.
En tant qu’assistante de direction externalisée, je mets en place des méthodes de suivi adaptées à votre activité. Basée au Luc dans le Var, j’interviens à distance partout en France.
Votre administratif, organisé et suivi
Un document introuvable, une demande sans réponse ou une échéance oubliée peuvent vite compliquer votre quotidien. Nous identifions vos priorités pour savoir ce qui doit être classé, traité, transmis ou validé.
L’objectif : disposer de dossiers à jour, d’un suivi des actions en cours et d’informations plus faciles à retrouver.
Documents et dossiers
Je vous aide à regrouper les pièces utiles et à organiser leur classement pour faciliter leur utilisation.
- Arborescence et règles de nommage des fichiers.
- Classement des documents clients, fournisseurs et administratifs.
- Vérification des pièces disponibles et suivi des éléments manquants.
- Préparation des dossiers à transmettre à vos interlocuteurs.
Courriers, emails et demandes
Je prépare et suis les échanges administratifs selon vos consignes, pour que les demandes ne restent pas dispersées.
- Préparation de courriers et de réponses administratives.
- Traitement des emails liés au périmètre de la mission.
- Regroupement des pièces à joindre aux demandes.
- Suivi des réponses et relances des interlocuteurs concernés.
Échéances et priorités
Un tableau de suivi permet de distinguer les tâches en cours, les documents attendus et les actions qui nécessitent votre validation.
- Calendrier des échéances et rappels convenus.
- Liste des démarches en cours et de leur avancement.
- Suivi des pièces à récupérer et des points en attente.
- Actualisation des priorités lors de nos échanges.
Coordination avec vos interlocuteurs
Je facilite la circulation des informations entre votre entreprise, vos partenaires et votre cabinet comptable.
- Centralisation des demandes et des justificatifs.
- Transmission des éléments aux destinataires convenus.
- Suivi des réponses et des documents complémentaires.
- Préparation des points qui demandent votre décision.
Une méthode simple pour démarrer
- Faire le pointVos dossiers, vos outils, les difficultés rencontrées et les tâches à déléguer.
- Organiser le suiviLe périmètre, les accès, les règles de classement et les validations attendues.
- Suivre et ajusterL’avancement des missions, les pièces manquantes et les prochaines échéances.
Le contenu de la mission et son rythme sont convenus avant le démarrage. Consultez le fonctionnement de l’accompagnement.
Des outils adaptés à votre fonctionnement
J’utilise vos outils lorsque cela est possible : messagerie, dossiers partagés, logiciels de gestion et tableaux de suivi. Nous définissons où se trouvent les documents de référence et comment transmettre les nouvelles informations.
La méthode doit rester compréhensible pour vous et les personnes qui interviennent dans vos dossiers.
Exemple : retrouver les pièces utiles sans multiplier les recherches
Vos documents sont répartis entre les emails, les dossiers de votre ordinateur et un espace partagé ? Nous définissons un emplacement de référence et des règles de classement par client, fournisseur ou dossier. Je regroupe les pièces disponibles et identifie les éléments manquants dans un tableau de suivi.
Vous pouvez ainsi retrouver les documents à transmettre, connaître les demandes en attente et repérer les actions qui nécessitent votre validation.
Un appui ponctuel ou régulier
Vous pouvez déléguer un dossier précis, reprendre un classement accumulé ou mettre en place un suivi régulier. Nous définissons les tâches prioritaires, le volume d’intervention et les modalités d’échange selon vos besoins.
L’organisation peut être ajustée lorsque votre activité évolue, dans le cadre des conditions convenues.
Quel lien avec votre suivi financier ?
Des documents bien organisés facilitent le suivi des factures, des règlements et des justificatifs. Si vous souhaitez aller plus loin, je peux également vous accompagner dans le suivi financier et le pilotage ou la gestion du cycle clients, selon le périmètre défini ensemble.
Que gardez-vous à valider ?
Vous conservez les décisions et les validations qui vous reviennent. Nous précisons les échanges que je peux traiter directement et les documents ou démarches à vous soumettre avant envoi.
Les points bloquants et les informations manquantes sont signalés pour vous permettre de décider de la suite.
Parlons de votre organisation administrative
Quels dossiers vous prennent du temps ? Quelles tâches restent en attente ? Échangeons sur votre fonctionnement pour définir les missions que vous souhaitez déléguer et le suivi qui vous serait utile.
Pour préparer notre échange
Consultez l’ensemble des prestations, les questions fréquentes et les conseils pour gérer votre entreprise.