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Nov 6 2023
Excel tableau croisé : Trier et Filtrer les données

Trier et Filtrer les données pour terminer sur le sujet du tableau croisé dynamique, qui fait suite et fin aux articles précédent : Créer un tableau croisé dynamique , Créer un tableau croisé dynamique manuellement, Mise en forme.

Excel tableau croisé dynamique

Excel tableau croisé dynamique

Lorsque vous créez un nouveau tableau croisé dynamique, Excel ajoute automatiquement des flèches dans les cellules correspondantes aux champs du filtre et des étiquettes (colonnes et lignes). Ces boutons de filtrage permettent de restreindre l’étendu des entrées en retirant certaines données. Ou encore de trier les éléments en ligne et/ou en colonne.

Si vous avez ajouté au tableau plusieurs champs dans les cases Étiquettes, Excel ajoute également des boutons de réduction (-). Ils servent à masquer temporairement le sous-total correspondant à un champ secondaire particulier. Lorsque vous avez ainsi réduit des informations, le bouton devient un + (expansion). Sur lequel il suffit de cliquer pour afficher de nouveau les sous-totaux.

Filtrer le rapport

Les boutons les plus importants dans un tableau croisé dynamique sont probablement ceux qui sont ajoutés au(x) champ(s) Filtres du rapport. En choisissant une des options attachées à l’un de ces boutons de filtrage, seul le jeu de données vérifiant ce critère apparaîtra dans le tableau.

Filtrer des lignes et des colonnes

Les boutons de filtrage associés aux étiquettes des colonnes et des lignes vous permettent d’appliquer des filtres à des groupes particuliers. Voire, parfois, à des entrées individuelles des données source.

Pour filtrer les éléments présents dans les lignes ou les colonnes, cliquez sur l’étiquette concernées. Puis, dans le menu local, décochez l’option Sélectionner tout pour désactiver toutes les coches de cette rubrique. Il vous suffira ensuite de cocher la ou les entrée(s) dont vous voulez voir les données.

Comme précédemment, Excel remplace le bouton fléché de la colonne ou de la ligne que vous venez de filtrer par une icône d’entonnoir. Il vous prévient ainsi que seules certaines valeurs sont affichées dans le tableau. Pour revenir à la situation d’ensemble, cliquez à nouveau sur le bouton de filtrage, puis sur l’option (sélectionner tout) et confirmez.

Filtrer avec des segments

Les segments sont des outils qui permettent de filtrer les tableaux croisés dynamiques. Faciles à créer et à exploiter, ils sont capables d’effectuer un filtrage sur plusieurs champs. Voire de les lier à des champs d’autres tableaux croisés dynamiques présents dans le classeur.

L’ajout de segments dans le tableau s’effectue en deux temps :

  • Sélectionnez une cellule du tableau. Puis, dans le groupe Filtrer du sous-onglet Analyse de l’onglet Outils de tableau croisé dynamique, cliquez sur Insérer un segment.
    Excel ouvre la boite de dialogue Insérer des segments, qui regroupe le nom de tous les champs du tableau.
  • Cochez tous les champs que vous voulez utiliser pour le filtrage. Et pour lesquels vous désirez appliquer un segment ; confirmez par OK.
    Excel introduit les segments sous la forme d’objets graphiques, à raison d’un segment par champ sélectionné.

Une fois les segments créés, utilisez-les pour filtrer les données en sélectionnant simplement les critères qu’ils proposent. Notez qu’en maintenant enfoncée la touche Maj., vous pourrez sélectionner plusieurs critères contigus. Et, grâce à la touche Ctrl., plusieurs critères non contigus. Une fois la sélection des critères réalisée, le tableau croisé en arrière-plan réagit immédiatement.

Comme les segments sont des objets graphiques, vous pouvez les déplacer, les redimensionner et même les supprimer. Pour supprimer un segment d’un tableau croisé dynamique, cliquez dessus pour le sélectionner. Puis enfoncez la touche Suppr.

Filtrer avec des chronologies

Les chronologies s’apparentent à des segments. Elles fonctionnent en effet selon le même principe. A cette différence près qu’elles concernent uniquement des champs date. Et permettent de filtrer les données du tableau qui ne se situent pas à une période donnée.

Dans la pratique : sélectionnez une cellule du tableau. Qui doit, pour la circonstance, comporter des champs date. Puis, dans le groupe Filtrer du sous-onglet Analyse de l’onglet Outils de tableau croisé dynamique, cliquez sur Insérer une chronologie. Cette action provoque l’affichage de la boite de dialogue Insérer une chronologie. Qui répertorie tous les champs date susceptibles d’être utilisés par la fonction. Cochez celui qui vous intéresse, puis cliquez sur OK.

Trier le tableau croisé dynamique

Le contenu d’un tableau croisé dynamique excel, peut être réorganisé instantanément en le triant selon une ou plusieurs colonnes et/ou lignes. Pour modifier l’ordre de présentation des données, cliquez sur le bouton de filtrage correspondant au champ à trier. Choisissez, en haut de la liste, le mode de tri souhaité, croissant ou décroissant.

Selon le cas, l’option Trier de A à Z classera les données dans l’ordre alphabétique ascendant s’il s’agit de noms. De la plus petite à la plus grande valeur s’il s’agit de nombres. Ou encore de la plus ancienne à la plus récente dans le cas de dates.

L’option Trier de Z à A inverse le classement. Ordre alphabétique descendant, de la plus grande à la plus petite valeur ou de la date la plus récente à la plus ancienne.

Laetitia OLIVIER – Assistante administrative, comptable et commerciale de Solyt’Gestion

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Oct 21 2023
Tableau croisé dynamique Excel – Mise en forme
Tableau croisé dynamique excel - Solyt'Gestion

Pour commencer, mettre en forme un tableau croisé dynamique Excel n’est pas plus compliqué que mettre en forme des données classiques.
En effet, il suffit de cliquer dans une des cellules du tableau.
De la sorte, va s’afficher l’onglet « Outils de tableau croisé dynamique » dans le Ruban.
Pour finir, activer son onglet « Création ».

Ainsi, cet onglet regroupe trois groupes de commandes :

  • Disposition: pour ajouter des sous-totaux ou des totaux généraux et pour modifier l’agencement global du tableau ;
  • Options de style de tableau croisé dynamique: pour affiner l’aspect grâce à la galerie de styles affichée à droite ;
  • Styles de tableau croisé dynamique: pour appliquer des styles au tableau en cliquant sur la vignette correspondante.

Personnaliser le style du tableau croisé dynamique Excel

Ensuite, profitez de l’aperçu dynamique pour juger immédiatement de l’effet des différentes variantes.
Pour cela, positionnez le pointeur de votre souris sur une vignette de la galerie pour apprécier le résultat.

Une fois que vous avez ainsi appliqué un style prédéfini, vous pouvez le personnaliser.
Et cela grâce aux cases à cocher du groupe « Options de style de tableau croisé dynamique ».

Vous pouvez, par exemple, pour ajouter du contraste, introduire des lignes à bandes pour séparer par un trait les lignes d’un tableau qui n’emploie pas les couleurs alternées. Le but étant bien entendu d’en améliorer la lisibilité.

C’est simple : il vous suffit de cliquer sur l’option correspondante.
L’option du dessous vous permet ainsi d’appliquer le même traitement aux colonnes.
Si le résultat n’est pas satisfaisant, contentez-vous de décocher la case.

Formater les valeurs d’un tableau croisé

Enfin, pour appliquer aux totaux de votre tableau croisé dynamique un format numérique particulier, procédez comme suit :

  • D’abord, cliquez, dans le tableau, sur la cellule qui contient les mots « Somme de », suivis du nom du champ dont les valeurs sont totalisées.

  • Cliquez ensuite sur le bouton Champ actif de l’onglet Analyse sous Outils de tableau croisé dynamique.
    Puis choisissez Paramètres de champs.
    Excel ouvre la boite de dialogue Paramètres des champs de valeurs.
  • Puis, cliquez, en bas à gauche, sur Format de nombre.
    L’onglet Nombre de la boite de dialogue Format de cellule s’affiche.
  • Dans la liste Catégorie, choisissez ensuite le format numérique que vous voulez appliquer à vos totaux.
  • Si vous le souhaitez, modifiez les options du format sélectionné. Nombre de décimales, symbole monétaire, mode d’affichage des valeurs négatives, etc., dans la partie droite de la fenêtre.
  • Enfin, cliquez une première fois sur OK pour regagner la boite de dialogue précédente.
    Puis cliquez une seconde fois pour regagner le tableau.

Vous pouvez également voir comment Trier et Filtrer les données du tableau croisé dynamique dans un autre article de Solyt’Gestion.

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Oct 20 2023
Tableau croisé dynamique : création manuellement

Pour commencer, comme indiqué dans mon précédent article « Créer un tableau croisé dynamique », dans celui-ci nous allons voir comment en créer un manuellement.

Tableau croisé dynamique - Solyt'Gestion

Tableau croisé manuellement

Premièrement, si les propositions d’Excel ne vous conviennent pas, créez le manuellement.
Ne dit-on pas qu’on n’est jamais mieux servi que par soi-même ?

Pour se faire, nous avons donc deux moyens d’agir :

Soit commencez par créer le tableau dont la disposition se rapproche le plus de ce que vous recherchez.
Où bien, partir carrément de zéro, ce qui, parfois, est préférable.

Lancez-vous :
D’abord, ouvrez la feuille de calcul contenant la liste des données à synthétiser. 

Puis sélectionnez une cellule quelconque. Et cliquez sur le bouton de commande Tableau croisé dynamique sous l’onglet Insertion du Ruban.

Suite à cette action, Excel dévoile la boite de dialogue Créer un tableau croisé dynamique et sélectionne l’intégralité des données. Un trait clignotant en témoigne.

Si nécessaire, vous pouvez ajuster cette sélection en vous exprimant dans le champ Tableau/Plage de la rubrique Sélectionner un tableau ou une plage.
Par défaut, Excel introduit le nouveau Tableau croisé dynamique dans une feuille distincte qu’il ajoute au classeur.

Cependant, si vous préférez l’insérer sur la feuille courante, validez l’option Feuille de calcul existante. Dans ce cas, spécifiez, dans le champ Emplacement, l’adresse de la première cellule du tableau. Évitez qu’il n’écrase des données !.

Si vos données proviennent d’une source externe créée avec un gestionnaire de base de données comme Access :

– Cochez l’option Utiliser une source de données externe ;
– Cliquez sur Choisir la connexion ;
– Sélectionnez une connexion dans la fenêtre Connexions existantes.

Insérer les champs

Secondement, une fois que vous avez indiqué, dans la boite de dialogue Créer un tableau croisé dynamique, les données source ainsi que son futur emplacement, il ne vous reste plus qu’à indiquer les champs à y inclure.
De ce fait, Excel constitue alors la structure vierge du tableau. Et affiche, dans la partie droite de l’interface, le volet Champs de tableau croisé dynamique.

Chaque entrée est ainsi précédée d’une case à cocher vide. C’est la raison pour laquelle à ce stade, il est toujours vierge.
En bas, quatre zones permettent de faire glisser des noms de champs sur les éléments proposés : filtres, lignes, colonnes et valeurs.

Filtres, Lignes, Colonnes, Valeurs

À ce stade, et comme expliqué ci-dessus, il ne vous reste qu’à désigner les champs que vous voulez voir figurer.
Pour ce faire, il suffit de faire glisser leurs noms vers une des quatre zones du bas :

  • Filtres: Cette zone contient des champs qui vous permettent de regrouper les données du tableau croisé en leur appliquant un filtre. Supposons par exemple que vous vouliez étudier l’évolution des ventes sur plusieurs années. En faisant glisser un champ Année sur la fenêtre Filtre du rapport, vous pourrez afficher les valeurs année par année. Ou pour toute la période représentée par votre liste de données.
  • Colonnes : Cette zone contient les champs qui déterminent la disposition des données dans les colonnes.
  • Lignes : Cette zone contient les champs qui déterminent la disposition des données dans les lignes.
  • Valeurs : Cette zone contient les champs qui déterminent les données représentées dans les cellules du tableau. Autrement dit celles qui sont sommées (par défaut) dans sa dernière colonne.

Analyse et Création

Pour conclure, dès le début de la procédure, un onglet Outils de tableau croisé dynamique fait son apparition dans le Ruban. Il propose deux sous-onglets, baptisés respectivement Analyse et Création.

Vous y trouverez une foule de commandes intéressantes, notamment dans le menu local du bouton Afficher :

  • Liste des champs: affiche ou masque le volet Liste de champs du tableau croisé dynamique, à droite de la fenêtre.
  • Boutons +/– : affiche ou masque les boutons servant à étendre (+) ou réduire (-) en regard des champs particuliers (en colonne comme en ligne). Qui servent à montrer ou cacher les totaux de ceux-ci.
  • En-têtes de champ: affiche ou masque les noms des champs affectés aux étiquettes de colonnes ou de lignes.

D’autres articles de Solyt’Gestion du même sujet tel que comment mettre en forme un tableau croisé dynamique et comment trier et filtrer les données du tableau.

SOLYT'GESTION 2 Commentaires
Oct 19 2023
Créer un tableau croisé dynamique
Excel tableau croisé dynamique - Solyt'Gestion

Pour commencer, le tableau croisé dynamique d’Excel constitue une espèce particulière de tableau de synthèse, spécifiques à Excel.
Particulièrement utile pour synthétiser des valeurs prises dans une liste de données ou encore provenant d’une base de données.
En effet, il fait son tour de magie sans que vous ayez à créer des formules pour effectuer ces opérations.

Il permet aussi d’examiner et d’analyser facilement et rapidement les relations inhérentes à la source de donnée. Qu’il s’agisse de séries de valeurs traitées directement sous Excel, ou de tables lues dans des bases de données externes gérées à l’aide d’un programme autonome tel que Access.

Il est également parfait pour croiser (on s’y attendait !) une série de données avec une autre.
Par exemple, vous pouvez créer un tableau croisé à partir d’une table provenant d’une base de données Employés, de manière à totaliser les salaires des différentes catégories professionnelles par service ou site.

Créer un tableau croisé dynamique d'Excel avec l’outil Analyse rapide

Ensuite, l’outil Analyse rapide fait de la création de tableaux croisés dynamiques un jeu d’enfant. En effet, pour prévisualiser différents types de structures de ce genre, qu’Excel compose sur la base de données consignées dans une table ou dans une liste, contentez-vous de suivre la procédure décrite ci-après :

  • Sélectionnez, dans la table ou dans la liste, les données à traiter (en incluant les en-têtes de colonne) ;
  • Cliquez sur l’outil Analyse rapide qui se manifeste en bas à droite de la zone sélectionnée. Ce faisant, vous accédez à la palette correspondante, dont l’onglet Mise en forme sélectionné par défaut ;
  • Activez l’onglet Tableaux ;
  • Excel ouvre le volet Champs de tableau croisé dynamique ;
  • Cochez les champs à inclure dans le tableau.

Puis exploitez les commandes qu’il vous propose pour personnaliser votre tableau, comme vous invite à le faire la section « Mettre en forme un tableau croisé dynamique », dont je vous parlerais dans un prochain article.

Cependant, il arrive qu’Excel soit incapable de proposer des tableaux pour les données que vous avez sélectionnées. Dans ce cas, un bouton Tableau croisé stérile (c’est-à-dire ne provoquant l’affichage d’aucune suggestion) s’affiche juste à droite du bouton Tableau de l’onglet Tableaux de la palette Analyse rapide. Rien ne s’oppose, alors, à ce que vous agissiez manuellement, comme je vous l’indiquerai dans un prochain article également.

Créer un tableau croisé avec la commande Suggestions

Pour conclure, autre façon d’agir rapidement et efficacement : la commande Suggestions de tableaux croisés dynamiques.
Voici comment l’exploiter :

  • Sélectionnez une cellule de la plage de données à représenter.
    Vous pouvez désigner n’importe quelle cellule si vos données sont disposées en lignes et en colonnes contiguës.
  • Activez le bouton Tableaux croisés dynamiques de l’onglet Insertion du Ruban.
    Il s’agit du bouton dont le libellé est au pluriel, situé à droite de celui dont le libellé est au singulier.
    Excel affiche la boite de dialogue Suggestions de tableaux croisés dynamiques. À gauche, plusieurs tableaux se voit proposés avec, à droite, l’aperçu de l’option validée en regard.
  • Dès que vous validez, Excel crée le tableau correspondant dans une feuille à part, qu’il place devant toutes les autres. Ce tableau étant sélectionné, le volet Champs de tableau croisé dynamique surgit à droite. Comme annoncé plus haut, il regroupe les outils de mise en forme que nous détaillerons plus tard.

Sur ce sujet, vous trouverez également d’autres articles de Solyt’Gestion, tel que créer manuellement un tableau croisé dynamique ainsi que la mise en forme de celui-ci.

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Oct 18 2023
Rechercher des données dans un tableau Excel et les ajouter à une liste – dernière partie

Pour terminer sur ce thème vu dans les deux précédents articles « partie 1 » « partie 2 », voici ci-dessous les fonctions de références. Mais également les fonctions colonnes et lignes.

Fonctions Référence

Tout d’abord, les fonctions Référence sont regroupées avec les fonctions Recherche dans le bien nommé, menu local Recherche et référence de l’onglet Formules. Elles sont ainsi conçues pour gérer différents aspects des références de cellules dans une feuille de calcul.

Ce groupe de fonctions se compose de :

  • ADRESSE qui retourne une référence de cellule sous la forme d’un texte.
  • ZONES qui renvoie le nombre de zones dans une liste de valeurs. Les zones sont définies sous la forme d’une plage de cellules contiguës ou d’une seule cellule.
  • COLONNE qui renvoie le numéro de la colonne d’une référence de cellule.
  • COLONNES pour obtenir le numéro de plusieurs colonnes dans une référence de cellules ou une matrice.
  • FORMULETEXTE pour retourner, sous la forme d’une chaîne, la formule référencée.
  • LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE pour renvoyer des données stockées dans un tableau croisé dynamique.
  • LIEN_HYPERTEXTE pour créer un lien qui ouvre un autre document stocké sur votre ordinateur, un réseau, ou internet. Vous pouvez également y procéder via Insérer/Lien Hypertexte.
  • INDIRECT retourne une référence de cellule spécifiée par une chaine de texte.
  • RECHERCHE renvoie une valeur à partir d’une plage, d’une ligne, d’une colonne ou d’une matrice.
  • DECALER retourne une référence à une plage de cellule spécifiée par ses numéros de lignes et de colonnes dans une cellule ou une plage de cellules.
  • LIGNE indique le numéro de ligne d’une référence.
  • LIGNES retourne les numéros de lignes d’une référence d’une cellule.
  • RTD renvoie des données en temps réel depuis un programme installé sur un serveur qui prend en charge l’automation COM.
  • TRANSPOSE pour basculer une plage de cellules verticale en plage de cellules horizontale et réciproquement.

Exemple d'utilisation de la fonction référence "INDIRECT"

Ainsi, pour aller récupérer la TVA des différents pays, beaucoup d’utilisateurs d’Excel iraient pointer sur chaque feuille, une par une. Afin, finalement, d’avoir un résultat identique à celui de l’image ci-dessous.

référence

Ce qui revient donc à faire 6 liaisons manuellement.

Or vous constatez, que systématiquement

  • Nous récupérons toujours la cellule B7 de plusieurs feuilles
  • La référence de nos feuilles (les pays) est également présent en colonne A

La fonction INDIRECT va ainsi nous permettre de relier la valeur du pays de la colonne A pour remplacer les références aux feuilles de calcul.

référence

Tour d’horizon des colonnes et des lignes

Enfin, les fonctions COLONNES et LIGNES renvoient le numéro des colonnes et des lignes d’une plage de cellules ou d’une matrice. Ainsi, dans une plage de cellules appelée produit_mix, vous pourrez connaître le nombre de colonnes qui la composent en saisissant la formule suivante :

=COLONNES(produit_mix)

Puis, pour identifier le nombre de lignes de cette plage, entrez cette formule :

=LIGNES(produit_mix)

Vous pouvez également utiliser ces deux fonctions pour calculer le nombre total de cellules d’une plage spécifique. Ainsi, pour savoir combien de cellules composent la plage produit_mix, effectuez la multiplication suivante :

=COLONNES(produit_mix)*LIGNES(produit_mix)

Cependant, ne confondez pas COLONNES (au pluriel) et COLONNE (au singulier). Ni LIGNES et LIGNE. COLONNE qui retourne le numéro de colonne d’une référence. Et LIGNE le numéro de ligne d’une référence que vous spécifiez comme étant son argument.

Laetitia OLIVIER – Assistante administrative, comptable et commerciale de Solyt’Gestion.

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Oct 17 2023
Rechercher des données dans un tableau Excel et les ajouter à une liste – 2ème partie

Fonction de recherche dans deux directions

Dans cet article, nous allons voir ce qu’est la fonction de recherche dans deux directions.

Pour commencer, dans les deux exemples RECHERCHEV et RECHERCHEH vu dans l’article précédent « Rechercher des données dans un tableau Excel et les ajouter à une liste – 1ère partie », se compare qu’une seule valeur dans une liste de données à une seule valeur dans une table de données verticale ou horizontale.

Toutefois, il peut arriver qu’une recherche soit nécessaire dans les deux directions. Dans la ligne la plus haute (avec les en-têtes de colonne), et dans la première colonne (avec les en-têtes de ligne).

Voici donc l’illustration d’une situation dans laquelle vous utiliserez deux valeurs, la date de production et le numéro de pièce, pour rechercher la production attendue.

=INDEX(A2:J6;EQUIV(B10;A2:A6);EQUIV(B11;A2:J2))

fonction

EQUIV

Ensuite, pour rechercher le numéro de la pièce devant se produire à un mois particulier, vous devez utiliser la fonction EQUIV.
Cette fonction retourne la position relative d’une valeur particulière dans une plage de cellules ou une matrice.

Syntaxe de la fonction EQUIV

  • EQUIV(valeur_cherchée ;tableau_recherche ;[type])

L’argument valeur_cherchée est, bien entendu, la valeur que vous souhaitez retourner quand une équivalence est ainsi trouvée.
Le tableau_recherche correspond à la plage de cellules ou au tableau contenant les valeurs dont vous cherchez l’équivalence.
L’argument optionnel type est 1, 0, ou -1. Il spécifie la manière dont Excel localise la valeur spécifiée par l’argument valeur_cherchée dans la plage spécifiée par l’argument tableau_recherche.
Argument type :

  • 1 pour trouver la valeur la plus grande qui est inférieure ou égale à la valeur_cherchée.
  • 0 pour trouver la première valeur qui est strictement égale à la valeur_cherchée.
  • -1 pour trouver la plus petite valeur qui est supérieure ou égale à la valeur_cherchée.

INDEX

Pour finir, vous devez également utiliser la fonction INDEX qui prend en compte la position relative des lignes et des colonnes.

La fonction INDEX prend ainsi la forme de deux syntaxes différentes : matrice et référence. Vous utiliserez une matrice lorsque vous voudrez retourner une valeur de la table. Une référence lorsque vous souhaiterez retourner une référence de la table.

Syntaxe de la fonction INDEX

  • INDEX(matrice ;[No_lig] ;[No_col])
  • INDEX(référence ;[No_lig] ;[No_col] ;[No_zone])

L’argument matrice de la forme matricielle de la fonction INDEX est une plage de cellules ou une constante matricielle qu’Excel utilisera pour sa recherche. Si cette plage ou cette constante matricielle ne contient qu’une seule ligne ou colonne, les arguments No_lig ou No_col sont facultatifs. Si la plage ou la constante matricielle contient plusieurs lignes ou colonnes, et que vous spécifiez les deux arguments No_lig et No_col, Excel retournera la valeur de l’argument matrice qui se localise à l’intersection de l’argument No_lig et No-col.


Laetitia OLIVIER – Assistante administrative, comptable et commerciale de Solyt’Gestion.

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Oct 16 2023
Rechercher des données dans un tableaux Excel et les ajouter à une liste – 1ère partie

Tout d’abord, les fonctions de recherche se situes dans le menu local du bouton Recherche et référence de l’onglet Formules.
Excel facilite les recherches dans des tables de données afin d’obtenir des informations sur leurs entrées. Ou de localiser des données connexes dans la feuille de calcul.
En utilisant des tables de recherche pour entrer des informations dans une liste de données, vous réduisez la quantité de données à saisir, mais éliminez aussi les erreurs de saisie.
Ces tables facilitent la mise à jour de vos listes de données. Tout ce que vous avez à faire, éditer les entrées dans la table pour que les entrées de la liste soient immédiatement actualisées.

Ensuite, les fonctions Référence d’Excel permettent de renvoyer des informations spécifiques sur des cellules particulières. Ou des parties de la feuille de calcul, de créer des liens hypertextes vers différents documents de votre ordinateur. Ou de votre réseau, ou d’internet, et de transposer des cellules verticales en une disposition horizontale et inversement.

Recherche d’une valeur avec RECHERCHEV et RECHERCHEH

Les fonctions de recherche les plus utilisées sont RECHERCHEH (pour une recherche dite horizontale) et RECHERCHEV (pour une recherche dite verticale).

La fonction RECHERCHEV effectue une recherche verticale. C’est-à-dire de haut en bas, de la colonne la plus à gauche d’un tableau. Jusqu’à ce qu’elle localise une valeur qui correspond ou excède celle que vous cherchez.

La fonction RECHERCHEH effectue le même type de recherche mais horizontalement,. C’est-à-dire de gauche à droite, depuis la ligne la plus haute d’une table.

Syntaxe des fonctions de recherche : RECHERCHEV et RECHERCHEH

  • RECHERCHEV(valeur_cherchée ; table_matrice ; num_index_col ; [valeur_proche})
  • RECHERCHEH(valeur_cherchée ;tableau ; no_index_lig ;[valeur_proche])

Dans ces deux fonctions, l’argument valeur_cherchée correspond à la valeur que vous souhaitez rechercher dans la table. Quant à table_matrice, il identifie la plage de cellules ou le nom de la table de données qui contient à la fois la valeur recherchée et la valeur connexe.

L’argument num_col_index désigne la colonne du tableau contenant les valeurs qui sont retournées par la fonction RECHERCHEV. Et qui se basent sur la valeur correspondante de l’argument valeur_recherchée par rapport à celles de l’argument table_matrice. Vous déterminez l’argument num_index_col afin d’identifier le numéro de la colonne la plus à gauche du tableau et qui contient la valeur de retour.

L’argument no_index_lig de la fonction RECHERCHEH correspond au numéro de la ligne de l’argument tableau. Il compte le nombre de lignes qui se situent sous cette ligne de référence par rapport à la ligne la plus haute de ce tableau. La ligne la plus haute s’inclut dans ce calcul.

Lorsque vous entrez l’argument num_index_col ou no_index_lig dans les fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEH, la valeur saisie ne peut pas excéder le nombre total de colonnes ou de lignes du tableau.

L’argument optionnel valeur_proche de RECHERCHEV et RECHERCHEH est VRAI ou FAUX. Il demande à Excel de trouver la valeur exacte ou approchante définie dans l’argument valeur_recherchée. Lorsque vous spécifiez VRAI ou omettez l’argument valeur_proche dans les fonctions RECHERCHEV ou RECHERCHEH, Excel trouve une valeur approchante. Lorsque vous spécifiez FAUX, Excel trouve la valeur exacte.

Exemple de l’utilisation de la fonction RECHERCHEV

=RECHERCHEH(C3:C21;I1:M2;2;FAUX)

Recherche

Exemple de l’utilisation de la fonction RECHERCHEH

=RECHERCHEH(C3:C21;I1:M2;2;FAUX)

Recherche

La suite dans un prochain article de Solyt’Gestion – Assistanat administrative, comptable et commerciale.

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Oct 13 2023
Tous les salariés doivent-ils recevoir un bulletin de paie ?
Bulletin de paie

Remise obligatoire du bulletin de paie

En premier lieu, le Code du travail impose la remise d’un bulletin de paie à tout salarié, cela avec une périodicité au moins mensuelle. Cette obligation s’impose à tout employeur, quels que soient son statut et le nombre de salariés gérés.

De même, cette obligation s’impose pendant toute la durée de validité du contrat de travail. Ainsi, le salarié doit continuer à percevoir tous les mois son bulletin de paie. Et cela, même pendant les périodes de suspension du contrat de longue durée (congé parental, congé sabbatique, congé création d’entreprise…).
Cependant, dans cette situation, on se retrouve souvent avec des bulletins de paie « à blanc » (salaire brut égal à zéro, net à payer et net imposable également).

Dans ce cas, même si la remise du bulletin est théoriquement obligatoire, les éventuelles sanctions ne se déclencheront qu’en cas de préjudice pour le salarié. Dans la pratique, si le bulletin se trouve à blanc, il ne sera pas forcément remis systématiquement au salarié.

Par ailleurs, en cas de suspension de longue durée du contrat, sans maintien de la rémunération, la question du maintien de la prévoyance et du contrat frais de santé (à savoir la mutuelle) se pose. En effet, la législation sur les contrats obligatoires oblige de proposer une couverture tant que le salarié perçoit une rémunération.

En cas de maintien d’une cotisation salariale forfaitaire pendant une période de suspension du contrat non payée, on se retrouve avec un bulletin de paie négatif. Le salarié doit de l’argent à son employeur ! Un conseil, régulariser cette dette régulièrement auprès du salarié pour éviter les montant élevés à régulariser au retour de celui-ci. Lorsqu’on passe une cotisation sur le bulletin de paie, même s’il n’y a aucune rémunération versée, le bulletin n’est plus « à blanc ». La remise du bulletin devient donc obligatoire.

Remise mensuelle

Ensuite, la loi de mensualisation fixe une périodicité au moins mensuelle pour la remise du bulletin. Rien n’interdit de remettre plusieurs bulletins dans le mois : en pratique cette option sera rarement mise en œuvre !

À noter que si le salarié effectue plusieurs contrats au cours du mois, avec des interruptions entre chaque contrat, l’obligation de remise du bulletin vaut pour chaque contrat. Dans ce cas le salarié pourra avoir plusieurs bulletins de paie pour un même mois pour un même employeur.

De la mensualisation découle un certain nombre d’avantages pour le salarié :

  • Une rémunération payée tous les mois sur la base d’un horaire mensualisé moyen ;
  • Des jours fériés chômés ;
  • Le droit à des congés pour événements familiaux ;
  • Le maintien de salaire sous certaines conditions en cas de maladie ou accident du travail ;
  • Le droit à l’acompte.

Dispositifs de simplification des formalités administratives

Mentionnons que, pour les petites structures et certaines catégories de salariés, il existe des dispositifs de simplification des formalités. Ils permettent de simplifier l’élaboration du bulletin de paie (et donc de limiter les risques de contentieux inhérents au bulletin).

Les principaux dispositifs sont :
– le Cesu déclaratif (chèque emploi service universel) pour les particuliers employeurs,
– Tese (titre emploi simplifié entreprise) pour les petites structures de moins de 20 salariés,
– le Cea (chèque emploi associatif) pour le secteur associatif.

Ces dispositifs ont un caractère facultatif. Ils permettent de confier à un tiers l’élaboration du bulletin de paie et un certain nombre de formalités administratives (déclaration unique d’embauche, déclaration de cotisations et déclarations sociales).

Concernant le Tese et Cea, dispositifs tous deux facultatifs, l’employeur doit désormais l’utiliser à titre exclusif (l’ensemble des salariés de la structure devant être déclarés par le dispositif choisi).

Un dispositif à caractère obligatoire : le Guso.
Le Guso (guichet unique spectacle occasionnel) permet de payer les salariés du spectacle vivant pour les entreprises dont l’activité principale n’est pas le spectacle vivant.

Ce dispositif concerne les salariés du spectacle vivant (artistes et techniciens) embauchés en contrat à durée déterminée.

Il existe d’autres dispositifs concernant des publics spécifiques :

  • Les employeurs de moins de 11 salariés, embauchant des salariés non permanents dans les DOM : le titre de travail simplifié.
  • Le secteur agricole, pour l’emploi de travailleurs saisonniers de moins de trois mois.

Ces dispositifs se propose à l’employeur pour faciliter sa gestion de la paie, le salarié ne peut s’y opposer

Laetitia OLIVIER – Assistante administrative, comptable et commerciale de Solyt’Gestion.

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Oct 9 2023
Droit Social – Emploi travailleur handicapé

travailleur handicapé

travailleur handicapé

Emploi travailleur handicapé - Obligations

Pour commencer, toute entreprise d’au moins 20 salariés doit occuper, à temps plein ou à temps partiel, des travailleurs handicapés. Ainsi, la proportion minimum est de 6% de son effectif.

Cependant, il existe d’autres modalités prévues par la loi pour s’acquitter de son obligation.

En effet, il est possible de :

  • Accueillir des stagiaires ;
  • Sous-traiter des travaux à des entreprises du secteur protégé ;
  • Négocier ou appliquer un accord collectif agréé en faveur des salariés handicapés (accord d’entreprise, branche professionnelle, de groupe) ;
  • S’acquitter d’une contribution financière de l’Agefiph (association nationale pour la gestion du fonds d’insertion professionnelle des handicapés) ;
  • Engager directement des dépenses en faveur de l’accueil, l’insertion ou le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés.

À défaut, l’entreprise sera redevable d’une pénalité.

Déclaration annuelle

Ensuite, les employeurs assujettis à l’obligation d’emploi travailleur handicapé doivent adresser une déclaration relative à l’emploi de salariés handicapés.
Celle ci doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard le 15 février de chaque année à la DDTEFP (direction départementale du travail de l’emploi et de la formation professionnelle) dont relève l’entreprise.

Pour ce faire, n’hésitez pas à faire appel à Solyt’Gestion qui vous accompagnera dans vos démarches.

Pénalités

Enfin, les entreprises qui n’emploient pas le nombre de travailleurs handicapés requis, qui n’ont pas satisfait aux possibilités légales d’exonération ou qui n’ont pas fait la déclaration, payent au trésor public une pénalité égale au nombre de bénéficiaires manquants multiplié par 1500 fois le SMIC horaire, le tout majoré de 25%.

Pour conclure, veillez à bien respecter toutes c’est règles afin d’éviter des pénalités importantes.
Pour ce faire, si cela vous parait trop fastidieux ou que vous n’avez simplement pas de temps de vous en occuper, pensez à un prestataire extérieur pour vous aider.

Laetitia OLIVIER – Assistante administrative, comptable et commerciale de Solyt’Gestion.

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Oct 6 2023
Les obligations et les formalités lors de l’embauche d’un salarié
Embauche

L’immatriculation de l’employeur

En premier lieu, l’immatriculation est l’opération administrative qui permet d’identifier l’employeur et ses divers établissements.

Dans un premier temps, cette demande doit s’effectuer dans les 8 jours qui suivent l’embauche du premier salarié à l’aide d’un imprimé fourni par l’URSSAF collectrice des cotisations.

Un numéro d’immatriculation se verra ensuite attribué à l’entreprise. Celui-ci devra se mentionner sur les bulletins de salaire avec le lieu de prélèvement des charges de sécurité sociale.

L’embauche d’un salarié

En second lieu, en ce qui concerne l’engagement d’un salarié.
Pour ce faire, il y a la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) anciennement appelé déclaration unique d’embauche (DUE).

Avec la déclaration préalable, vous effectuez en une seule fois et auprès d’un seul interlocuteur, l’URSSAF, les formalités obligatoires liées au salarié.

La DPAE ouvre donc à votre employé tous ses droits sociaux et vous permet également d’être couvert en cas d’accident du travail.

De ce fait, la déclaration préalable est une déclaration qui vous permet de réaliser en une fois les formalités administratives obligatoires :

  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale ;
  • L’immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale ;
  • L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • La demande d’examen médical d’embauche ;

Vous n’avez donc qu’un seul interlocuteur : l’URSSAF, organisme chargé du recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale.

Pour terminer, vous devez effectuer une déclaration préalable quel que soit votre secteur d’activité.

La DPAE

Ensuite, la DPAE concerne donc tout engagement d’un salarié, reconnu comme tel par le code du travail et relevant du régime général de la sécurité sociale. Peu importe les conditions d’exercice de la profession du salarié et la durée de son engagement. Ainsi, si vous engagez à plusieurs reprises le même salarié (extra, contrat de très courte durée, etc…), vous devez effectuer une DPAE à chaque fois.

Cas particulier :

  • Si vous êtes un particulier et que vous embauchez des salariés à domicile ;
  • Si vous faites appel à une entreprise de travail temporaire, c’est cette entreprise qui doit effectuer la DPAE ;
  • Dans le cas où vous faites appel à un prestataire extérieur, comme Solyt’Gestion, car en effet, il ne s’agit pas d’une embauche mais d’une collaboration ;
  • Dans certaines conditions, vous pouvez bénéficier de procédures simplifiées et utiliser des dispositifs et déclarations spécifiques. C’est notamment le cas pour les emplois occasionnels avec le « titre emploi service entreprise » (TESE).

La DPAE doit s’effectuer obligatoirement avant toute embauche d’un salarié et, au plus tôt, huit jours avant, au plus tard le dernier jour ouvrable avant. Elle se transmet à l’URSSAF dont relève l’établissement qui doit employer le salarié embauché.

L’immatriculation des salariés

Enfin, à votre demande, le salarié doit présenter sa carte d’assuré social. À défaut d’immatriculation de celui-ci, vous devez adresser auprès de la Caisse Primaire du lieu du domicile de l’intéressé une déclaration d’emploi d’une personne non immatriculé. Cette démarche doit s’effectuer dans les 8 jours qui suivent l’engagement.

Le salarié se verra délivrer par la suite une carte mentionnant son numéro d’immatriculation.

La déclaration annuelle des salaires

Pour terminer, à l’expiration de chaque année civile, vous devez établir une DSN (Déclaration Sociale Nominative) contenant :

  • L’ensemble des rémunérations payées à vos salariés et soumises à contributions ;
  • L’indication des renseignements sur l’effectif du personnel au 31 décembre de l’année considérée.

Ce document permet de vérifier les rémunérations et les cotisations sociales.

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